Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

1.Responsable du traitement

Ivolena exploite une boutique Shopify de meubles destinée principalement au marché français : meubles TV classiques, meubles TV LED, compositions de meubles TV, armoires et rangements, ainsi que meubles d’entrée.

Ivolena est responsable des traitements nécessaires aux commandes, livraisons, retours, remboursements et demandes après-vente. Shopify fournit l’infrastructure technique de la boutique. Les prestataires de paiement et les transporteurs ne reçoivent que les données nécessaires à leur mission. Lorsqu’un prestataire détermine lui-même certaines finalités relevant de son propre service, il agit sous sa propre responsabilité.

Aucune donnée personnelle n’est vendue, louée ou communiquée pour constituer des fichiers de prospection, programmes de fidélité ou opérations commerciales non proposés par la boutique.

2.Données traitées

Pour une commande, Ivolena traite : nom et prénom, adresse de livraison, adresse de facturation si différente, adresse électronique, numéro de téléphone lorsqu’il est fourni ou nécessaire à la livraison, produits commandés, montant, frais de livraison, numéro de commande, statut du paiement et informations de suivi.

Les données bancaires complètes ne sont pas conservées directement par Ivolena. Le prestataire de paiement traite la transaction ; la boutique reçoit uniquement les informations permettant d’en confirmer le résultat, d’identifier l’opération, d’effectuer un remboursement ou de gérer une contestation.

Pour le service client, peuvent être traités le contenu des échanges, le numéro de commande et les photographies ou documents transmis volontairement pour constater un dommage, un défaut, une pièce manquante ou une anomalie de livraison.

Lors de la navigation, des données techniques limitées peuvent être traitées : adresse IP, appareil, navigateur, session, pages consultées, journaux de sécurité et cookies nécessaires au panier et à la caisse. Aucune donnée sensible n’est demandée pour la vente de meubles.

3.Finalités et fondements

Les données de commande servent à enregistrer l’achat, confirmer la transaction, préparer les meubles, organiser l’expédition, suivre la livraison, traiter les retours et remboursements et répondre aux demandes liées à la vente. Leur traitement est nécessaire à l’exécution de la commande.

Les données comptables et certaines informations de transaction sont conservées pour les obligations de facturation, de preuve et de conservation. Les données techniques nécessaires à la sécurité servent à prévenir les accès non autorisés, détecter les anomalies et maintenir le fonctionnement de la boutique. Les traceurs non indispensables reposent sur le consentement préalable de l’utilisateur.

4.Données nécessaires et facultatives

Le nom du destinataire, l’adresse de livraison, l’adresse électronique, les références des produits et la validation du paiement sont indispensables à une commande. Leur absence empêche son traitement.

Le numéro de téléphone est utilisé lorsqu’il est fourni pour faciliter la livraison ou le service client. S’il est facultatif lors du passage en caisse, son absence n’empêche pas l’achat mais peut empêcher le transporteur de contacter directement le destinataire.

Pour l’après-vente, seules les informations nécessaires à l’identification de la commande et à la vérification du problème sont demandées. L’absence d’un élément indispensable peut empêcher le traitement correct de la demande.

5.Destinataires

Shopify traite les données nécessaires à l’hébergement et aux fonctions de commerce électronique de la boutique. Les prestataires de paiement reçoivent les informations nécessaires à l’autorisation et au règlement des transactions.

Pour la livraison, l’identité du destinataire, son adresse, ses coordonnées utiles et les informations d’expédition peuvent être transmises à USPS, DHL Express, UPS ou FedEx, selon le transporteur chargé du colis.

Une communication à une autorité ou à un autre tiers n’intervient que lorsqu’une obligation applicable ou une demande légalement valable l’impose. Chaque destinataire est limité aux données nécessaires à sa mission.

6.Durées de conservation

Les données d’une commande sont utilisées pendant son exécution, sa livraison et le service après-vente, puis conservées en archivage intermédiaire pendant cinq ans au maximum afin d’assurer la preuve de la transaction et la gestion d’un éventuel différend.

Les factures et données comptables justificatives sont conservées pendant dix ans. Les références de paiement détenues par Ivolena suivent la durée du dossier de commande ; les données bancaires complètes restent sous le contrôle du prestataire de paiement.

Les échanges de service client sans commande associée sont conservés deux ans après la clôture de la demande. Les échanges liés à une commande, un retour, un dommage ou un remboursement suivent la durée du dossier correspondant. Les journaux techniques de sécurité sont conservés douze mois au maximum, sauf nécessité liée à un incident en cours. Ensuite, les données sont supprimées ou anonymisées lorsqu’aucune conservation supplémentaire n’est nécessaire.

7.Cookies et traceurs

Les cookies strictement nécessaires assurent notamment la session, le panier, la sécurité de la caisse et certains choix techniques. Ils sont utilisés uniquement lorsqu’ils sont indispensables au service demandé.

Tout traceur non strictement nécessaire reste désactivé jusqu’au consentement. Les choix « Accepter » et « Refuser » doivent être accessibles de manière comparable, et le consentement peut être retiré aussi simplement qu’il a été donné.

Le choix relatif aux cookies est conservé pendant six mois. Lorsqu’un traceur soumis au consentement est activé, sa durée de vie est limitée au strict nécessaire et ne dépasse pas treize mois sans prolongation automatique due à une nouvelle visite. Le refus des traceurs non nécessaires n’empêche pas l’utilisation des fonctions essentielles de la boutique.

8.Transferts hors de l’Espace économique européen

L’utilisation de Shopify, l’intervention de prestataires internationaux et l’exploitation de la boutique peuvent entraîner un accès ou un traitement de données depuis un pays situé hors de l’Espace économique européen, notamment les États-Unis.

Ces transferts sont limités aux données nécessaires et ne sont effectués que lorsqu’un mécanisme reconnu assure un niveau de protection approprié, notamment une décision d’adéquation applicable au destinataire ou des garanties contractuelles appropriées complétées, si nécessaire, par des mesures supplémentaires.

9.Sécurité et confidentialité

Ivolena limite l’accès aux données aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour traiter une commande, un paiement, une livraison, un retour ou une demande client. Les accès administratifs sont restreints et les traitements reposent sur les mécanismes de sécurité de l’environnement Shopify ainsi que sur les obligations de confidentialité applicables aux prestataires.

La collecte est limitée aux données pertinentes pour la finalité annoncée. Les informations devenues inutiles sont supprimées ou archivées selon les durées ci-dessus.

10.Violation de données

Tout accès non autorisé, perte, altération, divulgation ou indisponibilité de données personnelles fait l’objet d’une analyse et d’une documentation.

Lorsqu’une violation est susceptible de présenter un risque pour les droits et libertés des personnes, elle est notifiée à la CNIL dans les meilleurs délais et, lorsque cela est possible, au plus tard dans les 72 heures suivant sa constatation. Si le risque est élevé, les personnes concernées sont informées directement et sans retard injustifié.

11.Droits des utilisateurs

Toute personne concernée peut demander l’accès à ses données, leur rectification, leur effacement lorsque les conditions le permettent, la limitation de leur traitement et la portabilité des données fournies lorsque ce droit est applicable. Elle peut s’opposer à un traitement fondé sur un intérêt légitime pour des motifs tenant à sa situation particulière et retirer à tout moment un consentement donné.

Les demandes peuvent être adressées à onlinecs@ivolena.com. Une vérification raisonnable de l’identité peut être demandée lorsqu’elle est nécessaire pour éviter la communication de données à un tiers.

Ivolena répond dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois. Pour une demande particulièrement complexe ou nombreuse, ce délai peut être prolongé de deux mois ; la personne concernée en est informée pendant le premier mois.

Certaines données ne peuvent pas être effacées avant terme lorsqu’elles doivent être conservées pour une obligation applicable ou pour établir, exercer ou défendre un droit. Leur utilisation reste alors limitée à cette finalité.

Toute personne estimant que ses données ne sont pas traitées conformément aux règles applicables peut déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

12.Contact